ศูนย์ราชการต้นแบบเปิดตัวระบบจัดการเอกสารใหม่ ชูแนวคิด “ระเบียบดี งานเดินไว”

ในยุคที่ข้อมูลเป็นหัวใจของการบริหารราชการ ศูนย์ราชการต้นแบบกลางกรุงเทพฯ ได้เปิดตัวโครงการ “Smart Filing” ซึ่งเป็นโครงการจัดการเอกสารภายในรูปแบบใหม่ เพื่อแก้ไขปัญหาเอกสารตกหล่น ค้นหายาก และสะสมจนเกินควบคุม โดยเลือกใช้อุปกรณ์จัดเก็บที่ตอบโจทย์การใช้งานจริงของแต่ละแผนก

เริ่มต้นที่ฝ่ายบริการประชาชน ซึ่งมีเอกสารหมุนเวียนจำนวนมากทั้งแบบฟอร์ม หนังสือรับรอง และคำร้องต่าง ๆ ได้มีการนำ กล่องเอกสาร3ชั้น มาใช้ในการแยกเอกสารตามลำดับความเร่งด่วน ได้แก่ ชั้นเร่งด่วนปัจจุบัน ชั้นรอดำเนินการ และชั้นเอกสารที่รอดำเนินการต่อเนื่องในวันถัดไป ทำให้เจ้าหน้าที่สามารถเข้าถึงข้อมูลที่ต้องการได้อย่างเป็นระบบและรวดเร็ว

ในขณะเดียวกัน ฝ่ายจัดซื้อซึ่งต้องจัดการกับใบเสนอราคา สัญญาซื้อขาย และเอกสารตรวจรับจำนวนมาก ได้เลือกใช้ กล่องใส่เอกสาร5ชั้น เพื่อแยกหมวดหมู่เอกสารตามประเภทสินค้าและโครงการที่เกี่ยวข้อง การมีห้าชั้นช่วยให้เอกสารไม่ซ้อนทับกัน และช่วยลดเวลาการค้นหาเอกสารย้อนหลังได้ถึง 40% ตามรายงานภายในองค์กร

สำหรับฝ่ายบริหารความเสี่ยงและตรวจสอบภายใน ซึ่งดูแลเอกสารลับและเอกสารประเมินผลการทำงาน ได้เลือกใช้ กล่องเก็บเอกสาร5ชั้นฝาแยก โดยจุดเด่นคือแต่ละชั้นมีฝาปิดเป็นอิสระต่อกัน ช่วยให้สามารถแยกระดับความลับของเอกสารได้อย่างมีประสิทธิภาพ พร้อมติดตั้งตัวล็อกในบางชั้นเพื่อความปลอดภัยสูงสุด

การปรับใช้ระบบจัดเก็บเอกสารใหม่ครั้งนี้ ไม่เพียงช่วยลดระยะเวลาการทำงาน แต่ยังส่งเสริมความโปร่งใสและความเป็นมืออาชีพในทุกกระบวนการบริหารราชการ ซึ่งทางศูนย์ฯ คาดหวังว่าจะเป็นต้นแบบให้กับหน่วยงานราชการอื่น ๆ ทั่วประเทศต่อไป